Gestión de flotas de camiones

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La gestión de flotas de camiones no es tarea fácil, ya que no hacerlo correctamente puede desembocar en baja productividad, falta de eficiencia e incluso, de seguridad. Esto es aplicable tanto a empresas grandes como a pymes.

¿Qué hace un equipo de gestión de flotas de transporte? 

Un equipo de gestión de flotas, recibe desde el departamento de planificación las órdenes de carga, todas las cargas que se tienen que hacer cada día, semana o mes (dependiendo del nivel de planificación que haya).

El quipo de gestión asigna los recursos de la forma más eficiente para que todas esas cargas se vayan cumpliendo con las necesidades del cliente tanto en horarios de carga y descarga, tipo de vehículo necesario, condiciones de estiba, etc.

A la vez, también debe cumplirse con las necesidades de los conductores y vehículos ya que éstos deben cumplir sus tiempos de conducción y descanso, pero a la vez deben tener una buena productividad en km al final del mes.

Una vez asignados los recursos, el equipo de gestión de flotas de camiones se ocupa también de monitorizar todo el tiempo de tránsito desde que se da la orden de carga al conductor hasta que se produce la descarga en el lugar de destino.

Asimismo, se encarga de subir toda la documentación asociada a este proceso al sistema para que tanto el cliente como la propia empresa de transporte puedan tener registro de las operaciones realizadas y  se pueda proceder a la facturación de los servicios proporcionados.

Cuanto más automatizados estén los procesos, más sencillo será adelantarse a las incidencias que puedan ocurrir para tratar de adelantarse a las mismas y evitarlas o minimizarlas lo máximo posible.

¿Qué factores hay que tener en cuenta para hacer un control de flotas de camiones?

Para llevar a cabo una buena gestión de flotas de camiones, estos son los aspectos que tendrás que tener más en cuenta en tu día a día:

  • Cabezas tractoras disponibles: siempre tiene que haber vehículos suficientes para poder dar servicio a tus clientes.
  • Tipos de remolques disponibles: en función de las cargas que te contraten, serán necesarios diferentes tipos de remolque (frigoríficos, tautliner, furgones…)
  • Número de conductores disponibles y su disponibilidad horaria: a la hora de hacer una correcta planificación, hay que tener en cuenta las horas de descanso de los conductores estipuladas por la normativa europea, de manera que se respeten esos descansos y al mismo tiempo se pueda garantizar al cliente puntualidad en la entrega de sus mercancías.
  • Localización de los recursos disponibles: los camiones deben estar repartidos por las diferentes zonas de carga. Si te dedicas al transporte internacional, esto incluye las zonas tanto de importación como de exportación.

Es la combinación de todos estos factores la que determinará el éxito de tu gestión de flotas.

¿Cuáles pueden ser las consecuencias concretas de no contar con un buen gestor de flotas?

Si no llevas a cabo un buen sistema de gestión de flota de camiones, puede haber efectos negativos tanto para tus clientes como para los propios conductores de los camiones.

  • Consecuencias desde la perspectiva del cliente: si no haces una planificación correcta, puede haber problemas de puntualidad, y eso hace que no proveas al cliente de un buen servicio. En ocasiones puedes estar afectando a sus tiempos de producción. Si esto sucede, te arriesgas a perder a ese cliente.
  • Consecuencias desde el punto de vista del conductor: una mala gestión de flotas de camiones puede hacer que el proveedor no obtenga rentabilidad trabajando contigo y deje de hacerlo (esto, con la escasez de chóferes que hay, es muy grave).

Con lo cual nunca debes perder de vista que, hay que cuidar no solo a los clientes, sino también a los conductores.

¿Con cuánto tiempo se elabora la planificación de las cargas?

El tiempo de planificación de las cargas dependerá en gran medida de tu empresa, sus procesos y el volumen de negocio que la empresa gestione.

Sin embargo, algo habitual es hacer la planificación de tus cargas con una semana de antelación: una vez recibas las solicitudes de carga que se han producido, podrás preveer qué necesidades va a haber por parte de cada cliente, y a partir de ahí podrás elaborar tu planificación y distribuir tus recursos de manera eficiente.

Si cuentas con una herramienta de planificación, este proceso resultará más sencillo (hoy en día encontrarás una gran cantidad de programas de planificación logística a tu disposición).

En nuestro caso, utilizamos una herramienta propia que, cuyo algoritmo se apoya en la Inteligencia Artificial y el machine learning, y basándose en el historial de viajes realizados por cliente, nos sugiere la planificación más eficiente. 

gestion de flotas de camiones

Mejorar la gestión de flotas de transporte

¿Qué métodos son recomendables para hacer una buena gestión de flotas de camiones?

Para llevar a cabo una buena gestión de flotas lo más importante es la disponibilidad de recursos y el preaviso de los clientes. Aunque es posible que puedas hacer frente a encargos de clientes de un día para otro, eso te complicará el trabajo y hará que tu planificación no sea tan eficiente como podría serlo.

Si los clientes te avisan con al menos una semana de antelación sobre las cargas y descargas que necesitarán por tu parte, tú podrás planificar y asegurarte de que tendrás los recursos necesarios disponibles.

¿Qué características buscar en un software de gestión de flotas?

Si te estás planteando contratar un software que te ayude a mejorar tus procesos de gestión de flotas de camiones, estos son los aspectos que más debes tener en cuenta a la hora de escoger un software de gestión de flotas de camiones:

  • Que sea intuitivo y fácil de usar: te tiene que resultar sencillo ver de cuántos camiones tienes en circulación, de dónde vienen, a dónde van, cuántos kilómetros han recorrido…
  • Que permita conectar cargas con camiones de forma clara.
  • Que haga sencillo el proceso de planificación para poder cumplir con la productividad necesaria.
  • Que aporte métricas. Algunas de las más importantes son:
    • €/km: de ingresos y de gastos.
    • Total de kilómetros recorridos.
    • Facturación general.
    • Qué porcentaje de kilómetros en vacío han recorrido tus camiones.

¿Qué ocurre si un cliente te hace un encargo urgente con poca antelación y no dispones de los recursos necesarios? 

En primer lugar, puedes hablar con tu cliente, ya que es posible que no tengas los recursos disponibles hoy pero sí los tengas mañana, así que lo primero que debes hacer es plantearle diferentes alternativas. Si las acepta, tu planificación original no se verá afectada (al menos, no demasiado).

Sin embargo, si el cliente no accede a tu propuesta, otra opción a la que puedes recurrir es (previa autorización del cliente y con las condiciones debidamente pactadas) buscar un vehículo que, aunque no forme parte de tu flota, pueda encargarse de realizar este servicio.

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